Beslutsprocess i kommunen

Inkommen handling

En handling kan komma från myndigheter, kommuninvånare eller andra kommunala nämnder, råd eller styrelser. Handlingar som kommer in via fax, eller e-post behandlas på samma sätt som brevpost.

Registrering

All inkommen post registreras/diarieförs. Det innebär att ärenden ankomststämplas med dagens datum och får ett unikt diarienummer. Diarienumret används för att allmänheten ska kunna se vilka ärenden som kommit in och för att underlätta sökning av ärendet.

Varje händelse registreras i diariet under ärendets gång. Det kan vara remisser, inkomna yttranden, beslut, expediering av beslut eller återremiss.

Kommunens handlingar är allmänna. Det innebär att alla har rätt att se de handlingar som kommit in till kommunen. Undantaget är några få som enligt sekretessbestämmelser är hemliga. Grunden för rätt till insyn finns i Offenlighetsprincipen, Tryckfrihetsförordningen.

Beredning av ärendet

Ett ärende bereds inför sammanträdet, dvs en tjänsteman/handläggare sammanställer underlag och ger förslag till beslut. Kanske behöver handläggaren ta fram kostnadsberäkning, en kartbild eller ett avtalsförslag.

Ibland behövs också synpunkter från andra instanser som har specialkunskaper om ärendet - det kan vara andra kommunala nämnder men även utomstående organ. Då skickas ärendet på remiss. När alla synpunkter lämnats i ärendet går yttrandena tillbaka till handläggaren för sammanställning inför sammanträdet.

Kallelse till sammanträde

Ordförande har ansvar för att de ärenden som styrelsen eller nämnden ska behandla är beredda, dvs att kallelsen innehåller de uppgifter och handlingar som krävs för att kunna ta beslut.

Kommunens beslutsprocess bygger på skriftligt material. På så sätt kan allmänheten med stöd av offentlighetsprincipen granska kommunens handläggning av ärendet. Kallelse och handlingar får ledamöterna i god tid före sammanträdet. Sammanträdeshandlingar finns även tillgängliga på Stadshuset.

Följande instanser har även kallelser och protokoll på kommunens hemsida:
Kommunfullmäktiges kallelser

Kommunfullmäktiges protokoll

Kommunstyrelsens kallelser

Barn- och utbildningsnämndens protokoll

Kultur- och fritidsnämndens protokoll

Valnämndens protokoll

Sammanträde

Kommunfullmäktige är kommunens högsta beslutande organ, och beslutar i sådana frågor som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt för kommunen. Hit räknas t ex frågor om mål och riktlinjer för verksamheten samt hur denna ska organiseras och finansieras. Fullmäktige utser även ledamöter till nämnder, styrelser och beredningar, fastställer kommunens budget och årsredovisning samt tar ställning i frågor om ansvarsfrihet.

De olika nämnderna och kommunstyrelsen kan själva fatta beslut om ärenden som inte är principiella eller annars av större vikt. Nämnderna och kommunstyrelsen får bara fatta beslut om ärenden inom de områden som kommunfullmäktige har delegerat till respektive nämnd och kommunstyrelse. 

Protokoll och justering

Besluts-expediering och anslag av protokoll

Varje paragraf i protokollet expedieras. Det betyder att kopia på de olika besluten skickas till dem som berörs av beslutet. Den som tagit initiativ till ett ärende får svar på hur beslutet blev och den eller de som ska verkställa beslutet eller på annat sätt är berörda av beslutet får också kännedom om beslutet.

Efter att protokollet är justerat anslås det på kommunens officiella anslagstavla (i entrén till kommunhuset). Anslaget är ett viktigt besked om att beslut tagits och att tiden för överklagande har börjat löpa. Anslaget sitter uppe i tre veckor, dvs den tid kommuninvånare har att överklaga. Protokollen publiceras också på kommunens hemsida.

Möjligheter att överklaga

Alla kommuninvånare (du som är folkbokförd, äger fastighet eller är taxerad till kommunalskatt i kommunen) har rätt att överklaga lagligheten i besluten som kommunen fattar. Det gäller oavsett om det är fullmäktige, styrelsen, nämnder eller tjänstemän/handläggare som fattat beslutet. Den prövande instansen - länsrätten - kan bara bifalla eller avslå överklagandet. Den kan inte ersätta det överklagade beslutet med ett nytt. Reglerna för laglighetsprövning finns i kommunallagen.

Ärenden som härrör från speciallagstiftningen (Plan- och bygglagen, Socialtjänstlagen mfl) kan däremot prövas genom förvaltningsbesvär. Då kan länsrätten pröva ärendet både utifrån laglighets- och lämplighetssynpunkter. Dessa ärenden kan endast överklagas av den eller de som ärendet berör om beslutet gått henne/honom emot.

Om ingen överklagar beslutet vinner det laga kraft efter att överklagandetiden gått ut och är då giltigt tills dess det upphävs av annat beslut.

När ärendet är slutbehandlat arkiveras det så att det ska bli lätt att hitta ett gammalt ärende. Det är arkivlagen som styr arkiveringen av allmänna handlingar.

Kommunens arkiv är en del av det nationella kulturarvet. Kommunens arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att det tillgodoser:

1. rätten för alla att ta del av allmänna handlingar,
2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen och
3. forskningens behov.